Cum să scanezi eficient documentele: sfaturi pentru o organizare impecabilă

În era digitală, scanarea documentelor a devenit o necesitate pentru oricine dorește să își organizeze eficient actele personale sau profesionale. Beneficiile de a avea documentele scanate sunt multiple și aduc un plus de eficiență și organizare în viața noastră de zi cu zi. Indiferent dacă este vorba de acte personale, contracte, facturi sau alte tipuri de documente, scanarea acestora poate facilita accesul rapid la informații importante, economisind timp și spațiu prețios.

Ce este scanarea?

Scanarea unui document presupune transformarea unei copii a documentului fizic în format electronic, prin intermediul unor dispozitive/scanere profesionale, obţinându-se astfel o imagine identică cu originalul. Scanarea documentelor se poate realiza alb-negru sau color, la o rezoluție recomandată de 300 DPI. Salvarea documentelor se poate realiza în unul dintre următoarele formate: PDF, PDF – OCR cu recunoaștere de caracter, JPEG, TIFF, PNG sau WORD. Stocarea electronică a documentelor scanate se realizează în Google Drive sau pe pe unul din următoarele medii de stocare: flash (memory stick), HDD extern, CD, DVD.

Ce presupune scanarea?

Scanarea documentele este defapt o conversia digitală ce permite eficientizarea gestionării documentelor și a fluxului informațional. Prin urmare, scanarea documentelor administrative și de birou eficientizeaza accesul la informație și transmiterea acesteia, indiferent de tipul documentului: documente contabile, comerciale, broșuri, pliante, instrucțiuni, materiale, fișe medicale, buletine de analize, radiografii etc. De asemenea, scanarea documentelor existente în arhiva voastră și conversia lor în format digital constituie primul pas în constituirea unei arhive electronice. 

 

În funcție de nevoile personale sau ale companiei, scanarea documentelor se poate face la rezoluții cuprinse între 150 și 600 dpi, pe diverse dimensiuni, începând de la A0 până la formate personalizate. De asemenea, copiile digitale pot fi realizate color, alb-negru sau în tonuri de gri, iar salvarea lor se poate face în format PDF, JPEG și TIFF. Ulterior procesului de scanare, documentele sunt organizate în arhiva electronică în foldere, conform nomenclatorului arhivistic sau cerințelor.

 

Scanarea se poate realiza fie în mod automat, fie manual, în funcție de tipul și dimensiunea documentelor. În cazul formatelor non-standard, se folosesc scannere speciale, ce nu deteriorează documentele în procesul de captare a imaginii. Procesul de scanare a documentelor se poate desfășura fie la sediul dumneavoastră, în cazul în care aveți spațiul necesar, fie la sediul unei companii specializate - dacă alegeți serviciile Activ Document Center, vom asigura și transportul în siguranță al documentelor companiei voastre.

Care sunt avantajele scanării

Scanarea documentelor presupune digitalizarea documentelor, respectiv conversia documentelor de pe hârtie, cum ar fi facturi, contracte, chitanțe, formulare și alte documente, în fișiere electronice, cum ar fi PDF-uri sau imagini. Această abordare oferă avantaje semnificative pentru orice industrie sau organizație care se ocupă cu documente pe hârtie considerabile. 

• Accesul facil și distribuția controlată a informației: documentele scanate pot fi stocate și organizate digital, permițând un acces facil și rapid de oriunde și de pe orice dispozitiv, fie el computer, tabletă sau smartphone. Nu se mai pierde timp căutând prin teancuri de hârtii pentru a găsi documentul dorit. Cu documentele digitalizate, se poate prelua instantaneu orice fișier cu câteva clicuri, economisind timp prețios.
• Securitate sporită: documentele scanate pot fi salvate în cloud sau pe un hard disk extern, oferind o protecție sporită împotriva pierderii, deteriorării sau furtului. Copiile digitale pot fi salvate cu ușurință în mai multe locații pentru a preveni pierderea datelor. Copiile digitale rămân neafectate de dezastrele naturale, incendii și alte evenimente neprevăzute, asigurând că informațiile critice sunt în siguranță și recuperabile. De asemenea, documentele digitale pot fi criptate și protejate prin parolă, asigurând că informațiile sensibile sunt accesibile doar persoanelor autorizate.
• Ergonomia spațiului de birou: eliminarea nevoii de a stoca documentele fizice și economisirea unui spațiu semnificativ. Nu mai trebuie să vă confruntați cu dulapuri pline de dosare și teancuri de hârtii care ocupă loc inutil.
• Eficientizarea procesului de gestionare a documentelor interne: aceasta se traduce prin reducerea timpului de acces la documente și asigurarea managementului fluxurilor de documente;
• Mediu mai curat: scanarea documentelor reduce semnificativ cantitatea de hârtie utilizată, contribuind la protejarea mediului.
• Ușurință în partajare: documentele scanate pot fi partajate cu ușurință prin e-mail, platforme cloud sau alte mijloace digitale. Acestea pot fi accesate de personalul autorizat de oriunde, economisind timp și efort și facilitând colaborarea în timp real.

Sfaturi pentru scanarea eficientă a documentelor

Indiferent de tipul de dispozitiv utilizat pentru a scana documente pe hârtie, există câteva sfaturi pe care le puteți urma pentru a face procesul cât mai ușor, rapid și eficient posibil. Partea bună este că este ușor să vă asigurați că textul și fotografiile din documentele scanate sunt clare și lizibile. Folosiți următoarele sfaturi pentru a scana cu succes de prima dată, economisind timp și bani pentru voi sau pentru compania voastră!

• Alegerea echipamentului potrivit: dispozitivele de captură sunt de diferite dimensiuni și viteze, de la un mic scanner personal de birou care poate scana cu 10 pagini pe minut până la imprimantele multifuncționale de mare viteză care pot scana mii de pagini pe oră. Pentru a obține scanări clare și de calitate, este important să folosițti un scanner de înaltă performanță. Dacă nu aveți un scanner profesional,  se pot folosi și aplicații de scanare de pe telefonul mobil, cu rezultate surprinzător de bune. Există o varietate de scanere disponibile, de la modele simple pentru uz casnic la scanere multifuncționale performante pentru birouri. Alegeți un scanner care se potrivește nevoilor și bugetului vostru.
• Pregătiți documentele: asigurați-vă că documentele de scanat sunt curate, uscate și neșifonate înainte de scanare. Asigurați-vă că toate agrafele și capsele au fost îndepărtate. Oricare dintre acestea vă poate strica dispozitivul de scanare și poate necesita servicii de reparații. Dacă hârtia a fost capsată, separați paginile - dacă nu, paginile se vor agăța de mai multe ori. Introducerea unei hârtii parțial rupte în scaner este problematică așa ca luați-vă câteva minute pentru a lipi cu bandă adezivă paginiile deteriorate. 
• Curățarea suprafețelor scanerului: pe lângă faptul că trebuie să vă asigurați că hârtia este pregătită, asigurați-vă că și scanerul este pregătit. Curățați geamul scanerului cel puțin o dată pe lună pentru a elimina petele, murdăria și orice murdărie acumulată de pe hârtie. Curățați mai des scanerul, dacă scanați frecvent!
• Organizați documentele: scanați documentele pe categorii sau proiecte pentru a le organiza mai ușor. Organizați documentele în funcție de tipul de fișier pentru a facilita stocarea grupurilor de documente în aceeași locație. Puteți utiliza nume de fișiere descriptive și etichete pentru a facilita identificarea rapidă a fiecărui document.  Acest lucru va contribui la obținerea unor rezultate mai bune și la economisirea timpului de prelucrare a imaginilor scanate.
• Setări de scanare: în funcție de tipul de document, puteți opta pentru diferite formate de scanare, precum PDF sau JPEG. Este recomandată alegerea unui format care să fie ușor de accesat și de distribuit ulterior. De asemenea, alegeți rezoluția adecvată pentru documentele dumneavoastră. De exemplu, pentru documente text simple, o rezoluție de 300 DPI este suficientă, în timp ce pentru imagini sau documente detaliate, este necesară o rezoluție mai mare. Dacă rezoluția implicită a scanerului este de 200 dpi, măriți-o la cel puțin 300 dpi. Dimensiunea finală a fișierului va fi mai mare, dar calitatea documentelor produse va fi considerabil mai mare.
• Activarea scanării color: profitați de această funcționalitate dacă imprimanta voastră multifuncțională are capacitatea de scanare color. Scanarea unui document color în alb-negru poate produce elemente vizuale care adaugă puțină sau deloc valoare conținutului paginii.
• Software de recunoaștere a caracterelor optice (OCR): utilizați un software OCR pentru a converti documentele scanate în text editabil. Acest lucru vă permite să căutați cu ușurință prin documente și să extrageți informații importante.
• Salvare și stocare: după ce ați scanat documentele, asigurați-vă că le salvați într-un loc sigur și că le organizați corespunzător pe calculator sau într-un serviciu de stocare în cloud. Puteți folosi foldere și etichete pentru a le identifica rapid atunci când ai nevoie de ele. Salvați documentele scanate pe un hard disk extern sau în cloud. 
• Backup regulat: pentru a evita pierderea datelor importante, este recomandat să faceți backup regulat al documentelor scanate. Astfel, veți avea întotdeauna acces la informațiile voastre, chiar și în caz de defectare a echipamentului.

Scanarea documentelor poate părea o sarcină ușoară, dar atunci când trebuie să scanați sute sau chiar mii de documente, lucrurile se complică puțin. Poate părea evident, dar este esențial să vă verificați de două ori documentele scanate. Este de departe preferabil să refaceți procedura de scanare decât să trimiteți un document pe care nimeni nu îl poate citi. În cazul în care vă dați seama că sunteți depășiți din punct de vedere al mijloacelor tehnice sau a cantității de materiale de scanat, vă recomandăm serviciile profesionale de scanare!

Scanarea documentelor este o modalitate excelentă de a vă organiza actele personale și profesionale, economisind timp, spațiu și sporind securitatea. Accesul rapid la informații, reducerea spațiului ocupat de hârtii și posibilitatea de a distribui documentele cu ușurință sunt doar câteva dintre avantajele de a avea documentele scanate. Urmați aceste sfaturi pentru a eficientiza procesul de scanare și pentru a vă bucura de o viață mai organizată și mai simplă!

Dacă ai alte întrebări sau neclarități, nu ezitați să ni le adresați!